Waarover gaat het?

Heeft u zich al eens afgevraagd wat een doeltreffende presentatie is? En met presentatie bedoel ik dus niet PowerPoint[1]. Of voor dat geld eender welke softwaretechnologie om dia’s digitaal aan te maken en te presenteren.

Of heeft u zich bij het bijwonen van een interessante presentatie al es afgevraagd waarom je een half uur of langer geboeid zit te luisteren. En dat achteraf de boodschap helder en duidelijk in je hoofd zit. Zowel de probleemstelling als het antwoord. En de oproep tot handelen.

Waarom zijn sommige presentaties totaal waardeloos in ondersteuning van je verkoop, van je doel en andere dan weer zo efficiënt?

Op school leerden we eerst een opstel schrijven. Later werd dat een verhandeling. De structuur was eenvoudig: inleiding, onderwerp(en), besluit. Bij de verhandelingen leerden we eenvoudige logica toepassen, zoals een bewijs uit het ongerijmde[2].

Is er dan geen logische, algemene structuur die ideaal is voor een presentatie?

In deze korte tekst beschrijf ik een aanpak die voor mij goed werkt. Het is een neerslag van enerzijds opleidingen in het geven van presentaties en mijn eigen ervaringen anderzijds.

Let wel: ik heb het hier niet over presentatietechnieken. Presentatietechnieken gaan over hoe je de presentatie brengt. Daarvan vind je er een massa op het internet, en het is boeiend om zien hoe gedreven sprekers in TED hiervan op een haast natuurlijke manier gebruik van maken. Goede presentatietechnieken leer je trouwens gemakkelijk aan.

Ik ga het hier ook niet hebben hoe je afgelikte dia’s in PowerPoint maakt.

Ik ga het hier wel hebben over de opbouw van jouw presentatie die ervoor zorgt dat je het doel bereikt dat je voor ogen hebt. Die ervoor zorgt dat je publiek jouw logica en jouw redenering gemakkelijk kan volgen. En net zoals die goeie ouwe verhandeling bestaat die uit een inleiding, de hoofdstructuur en het besluit.

De inleiding

De inleiding gaat niet over het onderwerp dat je gaat presenteren, maar over jou!

Om recht te hebben op de aandacht die jouw toehoorders jou gaan geven, moet je geloofwaardig zijn.

Aantonen dat je het onderwerp beheerst. Dat je iets te vertellen hebt wat hen zal interesseren. Daar begin je dus mee. Voordat je ook maar één woord gezegd hebt over jouw product, jouw firma, jouw oplossing.

Het spreekt voor zich dat je rekening houdt met je publiek. Een masterclass aan het MIT is iets anders dan de voetbalploeg van je zoon of dochter. Wat weten ze al over je onderwerp, welke kennis hebben ze? En wat zijn hun verwachtingen van de presentatie? Ken je publiek. Vermijd om assumpties hierover te maken. Een foute assumptie maakt de rest van je presentatie totaal waardeloos. En is vernietigend voor je reputatie.

Geloofwaardigheid bouw je op door aan te tonen dat je iets nieuws of interessants te vertellen hebt vertrekkende van de kennis die je publiek al heeft.

Begin dus je presentatie met jezelf voor te stellen. En schets daarna in één dia de omgeving, het werkveld, de belangrijkste factoren, de vigerende wetgeving, de sociale spelregels, … Zorg ervoor dat de toehoorder geïnteresseerd is door subtiel al een aantal knelpunten aan te tippen. Deze hoeven zelfs niets met je eigenlijke onderwerp te maken te hebben. Zolang je maar het kader schetst.

Het vormt de achtergrond waartegen je je presentatie gaat brengen.

De presentatie

Ik raad deze structuur aan.

De structuur bestaat uit drie delen:

1. Probleem – basisvraag – basisboodschap
2. Onderwerpen: de onderdelen van je basisboodschap
3. De details: die leggen het hoe, waarom, wanneer, wat, … uit van je onderwerpen

Probleem – basisvraag – basisboodschap

Hier komen we tot de kern van onze presentatie. We werken in drie stappen:

1/ We identificeren één of meerdere pijnpunten bij ons publiek. Hou het bij voorkeur bij één pijnpunt of een reeks verwante punten. Dit vormt de probleemstelling. Uit de geschetste achtergrond pikken we de voor ons relevante punten uit en bundelen die in een vraagstelling.

2/ We gaan die vervolgens aligneren en associëren met de sterke punten van de organisatie, het product, het aanbod, de oplossing, kortom het thema aan de orde van de dag. Dit doen we door de problematiek te herformuleren onder de vorm van een of meerdere basisvragen. Elke vraag komt enerzijds overeen met een pijnpunt waarmee ons publiek zich associeert of zich in terugvindt. En anderzijds met een sterk punt van ons aanbod.

3/ Op elk van deze vragen wordt een antwoord geformuleerd in onze basisboodschap. Deze basisboodschap zal dus uit een of meerdere elementen bestaan, afhankelijk ook van het aantal vragen of pijnpunten.

De basisboodschap is het meest essentiële deel van heel je presentatie. Zorg ervoor dat deze dus zeer goed uitgewerkt en grondig doordacht is.

Ook qua structuur moet de basisboodschap je volledige presentatiestructuur perfect volgen.

Besteed hier dan ook de benodigde tijd aan. Gebruik technieken zoals brainstorming om alles op scherp te krijgen.

De onderwerpen

Elk element van je basisboodschap wordt nu onder de loep genomen. Dat zijn de onderwerpen. Omschrijf elk onderwerp, en geef een korte argumentatie. Of toon uit welke onderdelen elk onderwerp bestaat.

Dit klinkt vast abstract. Daarom een eenvoudig voorbeeld uit één van mijn eigen organisaties, een interieurarchitectenbureau gespecialiseerd de ondersteuning van franchiseketens en meer specifiek ketens van eetgelegenheden.

Dit zijn dus de drie onderwerpen uit de basisboodschap van Nivoo3.

Bekijken we het eerste onderwerp meer in detail dan stellen we vast dat voor zo’n innovatief concept twee zaken moeten gebeuren:

1. het moet uitgedacht worden, en
2. daarna ook precies gedocumenteerd worden in een conceptboek.

Elk van deze twee stappen (uitdenken & documenteren) illustreren we met voorbeelden in vervolgdia’s. En elke stap wordt dan verder geanalyseerd en uitgesplitst in verdere deeltaken. Zo valt die eerste stap (het uitdenken van een concept) uiteen in drie deeltaken: ontwikkelen, bewaken en laten evolueren. Welke we dan op hun beurt illustreren met cijfers, voorbeelden, argumenten … Dat zijn de details.

Dit illustreert de verticale boomstructuur van de details.

De details

Dit zegt precies wat het is. Hier gaan we onze eigen, grondige kennis aan ons publiek tonen. Dat doen we door voorbeelden te geven van productieprocessen, realisaties, business cases… of de onderliggende theorie mee te geven. Niet het meest spectaculaire, maar wel het meest begrijpbare of het meest representatieve voorbeeld moet hier de voorrang krijgen.

Ga hierbij gedoseerd te werk. Je punt duidelijk maken hoeft maar één keer te gebeuren. Verdrink de vis niet in een overdaad aan informatie, juist om te tonen dat je dat allemaal beheerst. Hier schuilt een groot gevaar om de band met je publiek te verliezen.

Beelden zeggen ook veel meer dan woorden.

Je kan bijkomende informatie altijd kwijt in nota’s, flyers en toegevoegde documenten. Of in een ‘meer weten?’ dia waarin je een aantal links meegeeft.

De structuur gebruiken

Enkele tips bij het geven van deze presentatie voor publiek:

1/ zorg ervoor dat je publiek altijd precies weet waar je zit in je presentatie. Dit doe je onder andere door de structuur van je presentatie op voorhand mede te delen.

2/ Maak veelvuldig gebruik te maken van sectiedia’s. Dit zijn de wegwijzers van je presentatie.

3/ Volg deze weg door je presentatie: eerste onderwerp gevolgd door de details, dan pas het tweede onderwerp. Je gaat dus verticaal door de structuur.

4/ Heb je weinig tijd, of ga je tijd te kort komen tijdens de presentatie. Bezuinig dan op de detail dia’s. Je wilt absoluut vermijden dat je tijd te kort komt om een onderwerp af te handelen, of dat je je besluiten moet weglaten.

5/ Geef de basisboodschap in het begin mee. Je zou verwachten dat dit pas op het einde als een soort van grand finale aan bod moet komen. Dit is niet goed. Door je basisboodschap van in het begin mee te geven vat je de aandacht van je publiek. Het is dan veel gemakkelijker om jouw logica te volgen.

Besluit

Het besluit heeft maar één doel. Ervoor zorgen dat je publiek tot de actie overgaat.

Je bent ondertussen zo ver dat je publiek je geloofwaardig acht, dat je hun pijnpunt benoemd hebt, en dat je aangetoond hebt wat de remedie is. En dat heb je geïllustreerd aan de hand van voorbeelden en realisaties.

Maak het jouw publiek gemakkelijk. Heb je een commercieel plan om nieuwe klanten te werven? Of een promotie waar ze kunnen op inschrijven? Of een boek dat ze kunnen kopen? Een volgend seminarie waar ze kunnen op inschrijven?

Afhankelijk van wat je uit je presentatie wenst te krijgen pas je je aansporing tot actie aan. Zorg voor een mooie landingspagina.

Extra

Je kan hier nog een aantal extra punten kwijt die je geloofwaardigheid verder ondersteunen: een overzicht van je belangrijkste referenties, foto’s of een organigram van je team, een dia met links naar extra informatie.

Niet alleen handig voor als je wat tijd over hebt, maar ook als nuttige info in de van je presentatie afgeleide hand-out.

Afsluitend

Nog te dikwijls zie ik presentaties die alleen gericht zijn op de presentator en zijn onderwerp of zijn bedrijf. De klassieke FFB[3]-presentatie die alles wil tonen en verdrinkt in de details. Informatie tonen in plaats van kennis overbrengen. De grote fout is dat je het aan het publiek overlaat om de WIIFM[4]-vraag te beantwoorden, om zelf te moeten het verband leggen tussen hun pijnpunt en jouw oplossing.

Door deze structuur te volgen maak je je presentaties doelgericht en eenvoudig voor je publiek om te volgen. Je verhoogt hiermee aanzienlijk je kans dat de toehoorder jouw aansporing tot actie wel degelijk volgt.

In de praktijk

Als ondernemer pas ik dit zelf in de praktijk toe.

Voor Nivoo3 bouwden we zo samen met het team de bedrijfspresentatie. In deze tekst vind je enkele voorbeelden hieruit.  

Bij de diverse adviesraden waar ik lid van ben geef ik steevast dit stramien mee en help zo jonge starters vooruit. Ik vind het telkens een leuke uitdaging om een traditionele FFB-presentatie in handen te krijgen en deze dan om te vormen tot een echte aandacht vanger.

Bekijk mijn referenties en mijn service aanbiedingen op mijn website www.bva3.com

Aarzel niet om me te contacteren.

Over de auteur

Jan Vander Mijnsbrugge is interimmanager en ondernemer. Hij schrijft dit artikel vanuit zijn eigen ervaringen in de bedrijven die hij beheert en de ondernemingen die hij bestuurt.

[1] Met mijn excuses aan Microsoft. Ze hebben nu eenmaal de meest populaire kantoor suite op de markt.

[2] In wiskundige termen: A => B <=> -B => -A.

[3] FFB: Function – Feature – Benefit

[4] WIIFM: What’s In It For Me