Concrete oplossingen voor het verminderen van de administratieve last door digitalisering en automatisering.

Wat is het probleem?

Vroeger was alles eenvoudiger. Er was immers alleen maar papier. Althans, je had de tijd en het geld om alle administratieve taken zelf te behappen. En dat zijn er nogal wat: facturen opstellen, aankopen en bestellingen, banken beheren en betalingen uitvoeren, loon administratie, belastingen en BTW invullen, website beheren, mail campagne uitsturen en ga zo maar voort. Je slaagde er zelfs in om bij te blijven met de laatste wetgeving en de nieuwe digitale mogelijkheden.

Je bent geen expert in al deze zaken en uiteraard doe je ondertussen beroep op professionele organisaties die je hierbij helpen: banken, sociale secretariaten, boekhouders, marketing bureaus, ICT bedrijven,…

Administratie is evenwel niet de reden waarom je onderneemt. Het is je sterkste punt niet. En die administratie eet een steeds groter stuk van je tijd op.

“Ondernemers zijn per week gemiddeld 15,7 uur bezig met administratie. Een ondernemer werkt gemiddeld 58,7 uur per week. Concreet besteedt een ondernemer dus een kwart van zijn werkuren aan administratie. Als je bedenkt dat  heel wat papierwerk niet hoeft of via de digitale weg sneller en eenvoudiger kan, zijn die meer dan 3 uren per dag puur tijd- en geldverlies.”
—- Karel Van Eetvelt, bestuurder Unizo

Je business neemt snelheid en groeit. Daarmee neemt de tijd af voor administratie. Hoe vermijd je slordigheden en fouten?

Herken je je in de volgende symptomen?

De lijstjesziekte: Excelitis

Je mag niets vergeten doorgeven aan al die externe raadgevers, dus maak je lijstjes. Je hebt vast en zeker deze lijstjes al es gemaakt: klanten, facturen en betalingen, verkoopopportuniteiten en prospecten, lopende offertes, leveranciers, bestellingen. En je kan dit overzicht vast en zeker aanvullen met lijstjes die typisch zijn voor jouw business.

Lijstjes hebben een aantal kenmerken, die het werken ermee tot echte tijdvreters maken:

• Ze zijn nooit volledig.
• Ze zijn nooit up-to-date: wanneer had ik dat lijstje van betalingen laatst bijgewerkt? Is dat wel zijn nieuw telefoonnummer?
• Ze lopen nooit gelijk: dezelfde gegevens in verschillende lijstjes zijn nooit helemaal gelijk.
• Ze zijn foutgevoelig: een vergissing, verkeerd getal, dubbele registratie

Al gauw worden de lijstjes een doel op zich, met een gans proces van nota’s, e-mails, brieven, ticketjes verzamelen. Zo wordt je administratie de voornaamste oorzaak van tijdsverlies. Je slaagt er niet meer in om je belangrijke taken op tijd af te werken. Klanten wachten…

De Office365 vloek[1]

Excel duikt overal en altijd op: prijslijsten, offertes, facturen, rappels en ga zo maar verder. Het is dan ook een fantastisch werkmiddel. Je kan al je ingewikkelde berekeningen vlot inbrengen: bv uitzondering voor die klant op dat product met een speciale volumekorting. Je hebt ook snel een eenvoudige lay-out voor je documenten ontworpen. Al gauw heb je vele varianten. Welke offerte was nu ook alweer met welke versie van welke prijslijst met welke uitzonderingen en speciale berekeningen gemaakt? Op welke offerte moet ik mijn factuur baseren? Waar staan nu ook alweer mijn standaard offertes?

Ook Outlook is een zegen en een vloek. Waar was die laatste bestelling die we per email gekregen hadden? Dat contactformulier met die nieuwe, veelbelovende prospect? Die laatste communicatie in verband met die kwaliteitsklacht? Die nieuwe vraag voor een nabestelling?

Staan al je afspraken uit je papieren agenda ook in de elektronische agenda? Weten al je medewerkers waar en met wie je vandaag afspraken hebt?

“On average, professionals have more than 200 emails in their inbox and receive 120 new ones each day”

— Harvard Business Review – How to Spend Way Less Time on Email Every Day

Outlook en soortgelijke zijn een fantastisch hulpmiddel en een uitstekend kantooroplossing om de persoonlijke productiviteit te verbeteren, kortom: een zegen. Voor de productiviteit van je organisatie is het dikwijls een vloek.

De dure helpers

De eerste stap is altijd om externe hulp in te roepen: boekhouders, sociaal secretariaat, marketing bureau, ICT dienstverleners,…  Dit is nodig. Deze dienstverleners kennen hun vak. Het zijn specialisten, net als jij. Ze hebben ook veel werk. Er is altijd vertraging in de communicatie met hen: het brengen van de documenten voor de kwartaalaangifte, overhandigen van nieuwe documenten en teksten, controleren van de lijstjes, de vele vragen ter verduidelijking die ze hebben, … Het duurt dus altijd een redelijke periode alvorens je van deze externe professionals antwoord krijgt.

De grootste valkuil is dat je door tijdgebrek ook eenvoudige taken begint uit te besteden, zoals het sorteren en klasseren van documenten of eenvoudige gegevensverwerking.

En dan komen hun facturen – slik. Uurtarieven van 75,-Euro tot 110,- Euro per uur of soms zelfs (veel) meer voor de topspecialisten.

Ongeveer de helft van de KMO’s spendeert meer dan 3% van zijn omzet aan administratieve dienstverleners. Bij één op de tien loopt dat zelfs op tot meer dan 10%[2]. Wat was nu alweer je winstmarge op het einde van het jaar?

Digitaliseren & automatiseren

Digitaliseren helpt om het leven van de ondernemer gemakkelijker te maken. Dat is de eerste stap. Het afhandelen van administratie en neventaken loopt sneller, efficiënter en met minder fouten. Daarna zal digitaliseren je helpen om rendabeler en competitiever te worden.

“In that dynamic of value creation and durable competitive advantage, delivering digital services and operations has emerged as a prime mover in reshaping customer experience”

— McKinsey – Mastering the digital advantage in transforming customer experience

Als KMO heb je geen gesofisticeerde ERP nodig. Vandaag zijn er doelgerichte oplossingen ter beschikking. Je hebt ook geen uitgebreide ICT infrastructuur meer nodig. Een goede internet verbinding is voldoende.

Is verkoop de slagader van je bedrijf? Werk je op basis van projecten? Is dienstverlening een essentieel deel van je meerwaarde? Dan is een CRM oplossing waarschijnlijk het beste startpunt. Customer Relationship Management staat voor het beheer van je relatie met een klant vanaf het eerste contact (de lead of verkoopopportuniteit) tot en met de verkoop, naservice en actieve referentie.

Waarom is dat zo? Een goede CRM-tool is de eerste stap richting efficiënter beheer. Kort samengevat helpt het je om:

• verkoopopportuniteiten en klanten te beheren vanuit één enkele oplossing. Voortaan hoef je niet langer te zoeken naar contactgegevens of naar de meest recente offerte.
• jouw afspraken te beheren en die van jouw medewerkers en meteen het verband te zien met de lopende opportuniteiten. Zo behoud je de controle en wordt delegeren kinderspel.
• je facturen te baseren op de ondertekende offerte of bestelbon. Weet wanneer je factuur betaald is en de levering kan vrijgegeven worden.
• geen enkele potentiële klant meer te verliezen. Verbeter je opvolging en versnel je verkoopproces.
• alle klantenvragen te registreren. Je behandelt ze snel en levert een uitstekende klantenservice.

Binnen een projectorganisatie is het integraal en intensief opvolgen van de verkoopopportuniteiten van wezenlijk belang. Van het initiële marketing idee, de definitie van je doelgroep tot het uitvoeren van de campagne, opvolgen van de leads, maximaliseren van de opportuniteiten tot het afsluiten van rendabele overeenkomsten.  

Gebruik wat vandaag op de markt beschikbaar is. Cloud oplossingen zijn alomtegenwoordig en veruit de goedkoopste oplossing. Ze vergen geen investeringen. Je huurt gewoon de oplossing. Je gebruikt en betaalt daardoor exact wat je nodig hebt.

Vertrekkende van je keuze voor CRM let je op integratie met andere web gebaseerde oplossingen. Dit zijn de oplossingen die zeker met je CRM moeten integreren:

• boekhouding,
• email & agenda,
• website formulieren,
• beheertools voor sociale media,
• marketing tools zoals mailprogramma’s, analytics, online enquêtes
• en tot slot ook telefonie.

Durf de eerste stap te zetten, durf te veranderen. Aarzel niet om je gegevens aan het internet toe te vertrouwen. Ze zijn daar veiliger dan je denkt, beschermd tegen zowel diefstal als verlies.

“Humans are allergic to change. They love to say, “We’ve always done it this way.” I try to fight that. That’s why I have a clock on my wall that runs counter-clockwise.”

— Grace Hopper

Neem je medewerkers mee, geef ze opleiding, coach ze en voorzie tijd om ze te motiveren voor deze verandering, weg van ‘ik heb dit altijd al zo gedaan’.

Conclusies:

• Digitale technologie helpt wel degelijk, ook bij een kleine KMO;
• Aarzel niet om een goedkope, buitenlandse dienstverlener via Cloudtoepassingen in te schakelen;
• Zoek de beste producten en leveranciers die bij je business passen. Voor project gestuurde organisaties is dat zeker een CRM;
• Stel de gekozen oplossing snel in vraag wanneer ze niet aan je verwachtingen voldoet of de integraties niet naar behoren werken;
• Heb geen angst om te veranderen;
• Coach je medewerkers intensief.

In de praktijk

“The proof of the pudding is in the eating”

— oud Engels gezegde

Teamleader in een architectenbureau

Voor de KMO bedrijven die door Retail & Interior Group worden beheerd, hebben we de keuze gemaakt voor Office365 van Microsoft, CRM van Teamleader, de boekhouding van Exact Online en Codabox/Sodabox voor de integratie met de banken en sociale secretariaten. De integratie tussen deze oplossingen loopt gesmeerd, wat de sleutel is tot de tijdswinsten.

Bij nivOO3 was het volledige administratieve proces nog gebaseerd op papier en handmatige manipulaties. Er was geen overzicht van de projecten in portefeuille, geen zicht op de voortgang van de projecten en de daaraan gerelateerde facturatie. Zowel inkomende als uitgaande factuurafhandeling was volledig handmatig en op papier.

We implementeerden Teamleader voor offertes en projectopvolging. Via tijdsregistratie noteren de medewerkers hun prestaties op taken binnen projecten. Afgewerkte (deel)projecten zorgen meteen voor een trigger naar de facturatie. Facturen met gestructureerde mededeling synchroniseren naar Exact Online. Via Codabox lopen alle betalingen binnen in de boekhouding, waarna de meeste automatisch afgepunt worden. Inkomende facturen worden ingescand en digitaal naar Exact Online gezonden. Eenvoudige aankoopfacturen worden zelf ingeboekt, zodat de boekhouder focust op de complexere taken zoals BTW aangifte en controles.

Resultaat 1: het administratieve werk van tussen de 20 en 40 uur per maand werd zo tot +/- 1 uur per week gereduceerd, een winst van 80 à 90%. En de foutenmarge werd tot quasi nul herleid.

Resultaat 2: er is permanent een overzicht van de lopende projecten, taken, prioriteiten. Met de budgetopvolging, opvolging van de timing hebben de teamverantwoordelijken een permanent instrument in handen.

Ook bij PAC Interiors werd exact dezelfde combinatie geïmplementeerd. Er werd hier naar schatting 1 FTE uitgespaard.

Wil je hier meer over weten?

Bekijk mijn referenties en mijn service aanbiedingen op mijn website www.bva3.com

Aarzel niet om me te contacteren.

Over de auteur

Jan Vander Mijnsbrugge is interim manager en ondernemer. Hij schrijft dit artikel vanuit zijn eigen ervaringen in de bedrijven die hij beheert en de ondernemingen die hij bestuurt.

[1] Met mijn excuses aan Microsoft. Ze hebben nu eenmaal de meest populaire kantoorsuite toepassing.

[2] Efficiënte overheid als motor voor welvaart en welzijn – studie Unizo